reDMS das HUP-Dokumentenmanagement-System
Dokumente einfach & sicher digital verwalten
Verwalten Sie Ihre Geschäftsdokumente und entdecken Sie ein neues Maß an Effizienz und Sicherheit mit reDMS, dem webbasierten & automatisierten Dokumentenmanagement-System.
reDMS ist ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem, mit dem Benutzerinnen und Benutzer wichtige Dokumente und Geschäftsdateien mühelos organisieren, verwalten und bearbeiten können. Die Dokumente werden nach Benutzerrollen verwaltet und automatisch mit unseren leicht anpassbaren Workflows verarbeitet.
Mithilfe der fortschrittlichen Suchfilter und Scan-Technologie können mehrseitige Dokumente automatisch erkannt, zerlegt und in entsprechende Ordner aufgeteilt werden. reDMS ermöglicht die Einsicht in den Revisionsverlauf und die interne Kommunikation zur einfachen Nachverfolgung und Verwaltung – so können Sie sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Warum reDMS?
reDMS wurde mit Blick auf die praktischen Verwaltungsanforderungen entwickelt und enthält alle wesentlichen Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems. Mit multifunktionalen Funktionen zur Erhöhung der Benutzerflexibilität, wie z. B. einer sicheren Dokumentenvorschau und robusten Suchwerkzeugen, können Sie unnötige Arbeitsabläufe vermeiden und Ihre Zeit optimal nutzen.
Rollenbasierter Dateizugriff
Kontrollieren Sie, auf welche Dokumente und Ordner Benutzerinnen und Benutzer zugreifen, um diese ändern und ggf. entfernen zu können. Erhöhen Sie die Datensicherheit und verhindern Sie durch Benutzerrollen den unerwünschten Zugriff auf geschützte Dateien.
Erweiterte Suche auf mehreren Ebenen
Finden Sie benötigte Dokumente ganz einfach im Stammverzeichnis oder in einem bestimmten Ordner. Führen Sie schnelle und genaue Suchen nach Inhalt, Metadatenfeld, Typ und mehr durch. Die Daten sind in sekundenschnelle verfügbar und immer griffbereit.
Sichere Vorschau mit Wasserzeichen
Vermeiden Sie Datenverluste mit unseren Wasserzeichen in der Dokumentenvorschau. Das Wasserzeichen kann beim Herunterladen von Dokumenten nur mit den entsprechenden Benutzerrechten wieder entfernt werden.
Unterstützung vieler Dateiformate
Sie können verschiedene Dateitypen hochladen und verwalten, darunter Dateien für Word, Excel, PowerPoint, AdobeAcrobat, einfache Text- oder ODT-Files sowie PNG oder JPG Bilder. Wir arbeiten derzeit daran, noch mehr Dateitypen zu unterstützen.
Flexible Optionen
Unsere flexiblen Optionen ermöglichen eine schnelle Dokumenten-Archivierung und Datenverwaltung mit intelligenter Indexierung, Dokumenten-Klassifizierung und vielen weiteren fortlaufenden Funktionen als erweiterte Eigenschaften.
Aufbewahrungszeit einstellen
Sie können eine optionale Aufbewahrungszeit festlegen, um Ihre Daten vor versehentlichem Löschen zu schützen. Die Zeitspannen können Tage, Monate oder sogar Jahre umfassen. Vor Ablauf dieses Zeitraums ist das Löschen nicht möglich.
Workflow-Automation
Steigern Sie die Effizienz mithilfe unserer bearbeitbaren Workflow-Automatisierung, indem Sie einfach unsere Click-and-Drag-Funktionen nutzen.
Legen Sie rollenbasierte Automatisierung, Auslöser und Aufgaben fest, implementieren Sie Regeln, Logik und Standards, die Ihre Daten sichern und kontrollieren. Überprüfen Sie den Aufgabenstatus und kommunizieren Sie einfach mit dem Support durch Benachrichtigungen.
Sie können z. B. folgenden Workflow erstellen: Aufteilung einer mehrseitigen PDF-Rechnungsdatei in Hunderte von separaten PDF-Dateien nach definierten Metadaten wie Rechnungsdatum oder -typ. Dies erhöht die Arbeitseffizienz und reduziert unnötige manuelle Fehler.
Verwaltung von Dokumenten
Behalten Sie den Überblick über Datensätze mit Revisions- und Browserverlauf, Benutzerprotokollen und -aktivitäten sowie Dokumentenversionen.
Transparente Browser-Historie
Die Benutzerinnen und Benutzer erhalten klare Informationen darüber, wer welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt im System durchsucht hat. Alle Browser-Aktivitäten können für künftige Referenzen aufgezeichnet werden.
Versionskontrolle von Dokumenten
Alle Dokumentenaktualisierungen werden automatisch protokolliert und ermöglichen jederzeit einen transparenten Zugriff auf die Revisions- und Versionshistorie.
Zusammenarbeit und Integration
Mit den reDMS-Kollaborationsfunktionen können alle Teammitglieder effizienter an denselben Dokumenten arbeiten. In Kombination mit der flexiblen reDMS-API-Integration können Dokumente aus externen Systemen automatisch zur weiteren Bearbeitung in reDMS importiert werden.
Einzelanmeldung über LDAP
Zugriff auf die reDMS-Software erfolgt über eine LDAP-Konfiguration (Lightweight Directory Access Protocol). Die Benutzerinnen und Benutzer melden sich mit der ID und dem Kennwort an, die sie normalerweise verwenden – z. B. mit den Informationen des Domänenkontos.
Dokumentenstatus in Echtzeit
Halten Sie sich über den Status jedes Dokuments in einem automatisierten Workflow auf dem Laufenden. Dokumente können markiert und den zugehörigen Benutzerinnen und Benutzern angezeigt werden, so dass diese über den Status des Workflows und Änderungen informiert werden.
Flexible API-Integration
Sorgen Sie mit der flexiblen API-Integration von reDMS für einen nahtlosen Informationsfluss. Importieren Sie Daten automatisch aus Ihren CRM- und ERP-Systemen über die REST-API. Das spart Zeit, reduziert die benötigten Arbeitsschritte und verhindert ggf. kostspielige Fehler.
Ebenso können Sie reDMS in verschiedene andere Systeme integrieren um Systeme und Informationen auf einfache Weise miteinander zu verbinden.
