comet ePA

Personalakte mit Zukunft

Die elektronische Personalakte für Ihr zukunftssicheres HR-Management.
Die digitale Transformation stellt Personalabteilungen vor große Herausforderungen. Angefangen von Datenschutzauflagen bis zur Notwendigkeit, jederzeit Transparenz zu bieten und gesamthaft rechtskonform archivieren zu können. Im Rahmen unseres Kick-off-Termins zum themenbezogenen Kunden-Scrumble im Mai 2018 wurden die Grundlagen für Funktionen und Anforderungen dokumentiert. Die Lösung heißt comet ePA – elektronische Personalakte, die die Arbeitseffizienz steigert und Sicherheit bietet.

Eine Auswahl der Features auf einen Blick

• Standortübergreifender Zugriff vom Büro, aus dem Web oder per App
• Einfache Installation und intuitive Bedienung
• Revisionssichere Bearbeitung, Verwaltung und Archivierung der Personaldokumente
• Blitzschnelle Volltext- und Stichwortsuche
• Verschlagwortung
• Integrierte Import-Schnittstelle für comet PA Verbesserter Datenschutz
• Automatische Versionierung
• Änderungshistorie durch Logfunktionen
• Berechtigungs- / Rollenkonzept
• Revisionssichere Archivierung
• Zertifizierte Dokumentenverwaltung
• Unterscheidung zwischen aktiven / inaktiven (ausgeschiedenen) Mitarbeitern
• Automatisiertes Anlegen der Mitarbeiter im Back-Office (Classic System)

Zu den Basisanforderungen gehört es, durch die Automatisierung Fehler und Risiken wie Beschädigung, Einsichtnahme durch Dritte usw. zu minimieren, die Abbildung des Employee Lifetime Cycles auf einen Klick sowie vielfältige Recherchemöglichkeiten zur Verfügung zu stellen.

Dem Personaler steht als Zentrale jederzeit ein übersichtliches Dashboard zur Verfügung. Die Dokumentenerfassung wird im Handling komfortabel umgesetzt und erleichtert die Zuordnung von eingescannten oder digital erfassten Dokumenten per Drag & Drop. Die professionelle Verschlagwortung von Dokumenten und ein intelligentes Zugriffskonzept sind ebenso berücksichtigt wie die Schnittstellen zur Übernahme des Personalstamms aus Lohnprogrammen und zum Austausch von Dokumenten in der Akte (Verdienstnachweise, Sozialversicherungsnachweise, Bescheinigungen – insbesondere aus der comet PA). Ebenso wird die Löschung u. a. auch von befristeten Dokumenten automatisiert. 

Für die comet ePA sind weitere Ausbaustufen mit umfangreichen Features geplant:

• Virtuelle Aktenansicht und Blätterfunktion per integriertem PDF-Reader 
• Integrierte Workflow-Funktionen zwecks Überwachung der zu den Dokumenten anfallenden Geschäftsvorgängen 
• Integrierte Scanner-Funktion mit direkter Ablage in die Akte (via Barcodes & OCR-Erkennung)
• u.v.m.

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